<div dir="ltr"><h1 style="margin-top:0in"><span style="font-family:Calibri,sans-serif">October 10, 2017  Barony of Cynnabar Business Meeting Notes</span><span style="font-size:12pt;line-height:115%;font-family:Calibri,sans-serif"> <span></span></span></h1>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 22.8pt;line-height:normal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 22.8pt;line-height:normal">Journey
of Faith Christian Church, Ann Arbor, MI<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 22.8pt;line-height:normal">Pre-meeting
workshop 6:30-7:30: 13 attendees<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 22.8pt;line-height:normal">Meeting
7:30- 8:30: 19 attendees  <span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 22.8pt;line-height:normal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt 0.5in;line-height:normal">Attending:
Derian, Claire, Godhit, Aeffe, Jadzia, Ermenrich, Kasha, Agnoletta, Jack,
Morwen, Tairdelbach, Hannah, Edonea, Malachy, Alana, Eadraed<span></span></p>

<h3><u><span style="font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext;font-weight:normal">Workshop Topic:</span></u><i><span style="font-family:Calibri,sans-serif;color:windowtext;font-weight:normal"> Do you have
questions about the Grand Day of Tournaments arts tournament or general
questions for the Minister of Arts and Sciences? Do you have ideas about how to
make Arts and Sciences more accessible in Cynnabar? Don't know what to bring to
the Cook's Symposium potluck? Join us at 6:30 for a relaxing hour before the
business meeting. With cookies! Bring your project and your favorite tea.</span></i><span></span></h3>

<h3>Business Meeting began at <span style="color:windowtext">7:30p.m.<span></span></span></h3>

<p class="MsoNormal" style="margin-top:12pt"><b><u>Upcoming Baronial Events
and Demos<span></span></u></b></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpFirst" style="margin:12pt 0in 10pt"><b> </b></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpLast" style="margin:12pt 0in 10pt"><b>Midrealm Cook’s Symposium October 13, 14 & 15, 2017 </b>St
Paul’s Church of Christ, Saline MI. <b>Baroness
Hannah, Steward. Budget $525; breakeven 66 attendees<span></span></b></p>

<ul type="disc">
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Classes are almost filled in.
     There are 30!<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Website continually gets updated
     with any other class details as we have them. <span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Still working with Aelfric on the
     site access<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Need volunteers for site set up
     and clean up -- please see Tairdelbach for information<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Gate shifts are FILLED -- but we
     need some kitchen help (making coffee, taking lunch tickets), please<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">We have a vendor coming from
     Minnesota with COOL POTS to cook in the fire. Check out the event page on
     FB for photos<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Hotel block closed 9/28<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Sign up
     for Friday night lecture went out last week, 9 signed up so far.
     Please be reminded that we'd like to keep this open to out of town guests,
     first. The Library has agreed to do another lecture at a later date for
     locals if this generates that much interest!<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Dinner will be a potluck!  Period-esque foods are highly suggested,
     contact Baroness Hannah for information on easy go-to period items.<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Sunday will be Brewery Becker
     tour at noon.  Come and drink beer!  Any number of people can attend,
     multiple tours will happen if we have lots of people.<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Ad was in the Pale<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Promoting on Facebook all month
     (see today's 9/18 Bacon post!)<span></span></li>
 <li class="MsoNormal" style="line-height:normal;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Please bring your feast gear<span></span></li>
</ul>

<p class="MsoNormal" style="margin-top:12pt"><b>Grand Day of Tournaments- Nov 4, 2017 </b>Liberty
School, Saline MI.<b> Mistress Genoveva
Steward. Budget $2260; breakeven 174 (may change)            <span></span></b></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpFirst" style=""></p><ul><li><b>Site
is reserved. </b>Deposit is not required because we have
been diligent at paying on time.  They
will bill us after the event. <br></li><li>Staff meeting occurred!  Everything is going well, setup and teardown
volunteers needed!  Please let mistress
Genoveva know.  Another staff meeting
will occur in October.<br></li><li>There will be a vigil (Zuriel)!  Parking lot has been resurfaced and
reorganized; more parking spots in front of the building.<br></li><li>School has confirmed we have three
meeting rooms, for royalty / scribal, meetings, and A&S<br></li></ul><span></span><p></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpMiddle" style=""><span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpMiddle" style=""><span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpMiddle" style=""><span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpLast"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0.0001pt;line-height:normal"><b>Wassail, December 16^th 2017,
Chelsea fairgrounds,</b> <b>Albina
Gherardi (Bina), $850 (including $200 refundable deposit) </b><span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0.0001pt;line-height:normal">Wayne
county fairgrounds as a site, it is in a shared zip code.  Date is scheduled (Dec 16^th), $450
for the day, plus a $200 refundable deposit. 
We can still have our Yule fire.<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><b>Ancient Imaginings: An
Exhibition of Modern Photography - $500 Lady Daye, November 2018, Riverside Art
Center, Ypsilanti MI.  </b>Month long display of SCA photography, plus a wine
and cheese reception (date TBD).  $200
fee for the show, $275 for wine + cheese + napkins, $25 for Informational PR
cards to stay at the Riverside Art Center for the month.  Per exchequer handbook, the group cannot
spend funds on wine, except for small amounts for cooking.  Could we arrange extra hours for the weekend
of GDoT?  Should not plan the have the
gala too close to GDoT.  Shipping details
to be figured out.  Third of three
meetings <b><span style="color:red">CANCELLED </span></b>Riverside Art Center
has a new director, who is not interested in this project at this time.<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="line-height:normal"><b><u>Old Business</u></b></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0.0001pt"><b>Officer vacancies to be filled:</b><b><span></span></b></p>

<p class="gmail-MsoListParagraph" style="margin:0in 0in 0.0001pt 0.75in">1.<span style="font-variant-numeric:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">       </span>Minister
of Youth– Still seeking a Minister of Youth<span></span></p><p class="gmail-MsoListParagraph" style="margin:0in 0in 0.0001pt 0.75in"><br></p>

<p class="MsoNormal"><b><u>New
Business</u></b> (includes items
potentially requiring budget outlays)<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="line-height:normal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="line-height:normal"><b>Cynnabar Ruby Jubilee: </b> Baroness Kasha, $6,250. September 14^th-16^th,
2018.  <span style="color:red"><span></span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpFirst" style="line-height:normal"></p><ul><li>Break-even is 250; 209 adults if everyone
camps, 313 adults if everyone daytrips Saturday.  Fewer if people rent cabins.<br></li><li>This event is not planned to make
money.  Currently expecting $1000 loss
based on attendance projections.<br></li><li>Event proposal reviewed (see link: <a href="https://docs.google.com/document/d/12wpbBpDV46BEcuM2aI29OgdmPVyC7ZkYJEJp-fjo8KI/edit?usp=sharing">https://docs.google.com/document/d/12wpbBpDV46BEcuM2aI29OgdmPVyC7ZkYJEJp-fjo8KI/edit?usp=sharing</a>
)<br></li><li>Site reservation to occur in October
2017.  Proposed backup site is Wayne
County Fairgrounds if Cedar Lake falls through.<br></li><li>Preliminary website up.<br></li><li>If you 
are interested in helping out or taking a staff position please contact
Baroness Kasha<br></li><li>One set of cabins / tent camping area
designated as quiet area<br></li><li>Preliminary map available<br></li><li>No staking in the septic area, this will be
marked<br></li><li>There are approximately 125 parking spots,
plus roughly 30 overflow parking spots further away.<br></li><li>Finances update: Cynnabar hosted a crown
tournament in 2015 that cost $7000; obviously this event is not a crown
tournament, but it is not the largest proposal to date. <br></li><ul><li>Exchequer
did a financial analysis of the Cynnabar account for every month since 2012;
Cynnabar typically needs no more than $3000 in the account for its annual
expenses and regular events.  This means
we have approximately $7000 of “buffer money” in the account that is doing
nothing.  See Jadzia for more details.</li><li>Minimum
projection, if only 100 people come to the event and nobody camps: total income
of $2000.  If we know that from our
preregistration / facebook data we can adjust the budget:</li><ul><li>Could
cancel the portable restroom</li><li><span style="font-variant-numeric:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman""> </span>Could
significantly cut the food expenses</li><li>That
would result in $1200 savings in budget, thus total loss of $3160.  We could potentially cut other things from
the budget as well.</li></ul></ul><li>Pre-registration will help us plan food
especially with things like breakfast.  Vegetarian
and vegan options are planned.  Food
budget is comparable to other big events we have run such as kingdom 12^th
night ($1700 on food).  We could bring a
microwave or two for those who have sufficiently complex food restrictions that
they can’t eat the food. <br></li><li>Plan is in place for use social media to
the fullest extent: advertising, fielding questions about the event, monitoring
it during the event.<br></li></ul><p></p><p class="gmail-MsoListParagraphCxSpMiddle" style="margin-left:1.5in;line-height:normal"><span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpMiddle" style="line-height:normal"><span></span></p>

<p class="gmail-MsoListParagraphCxSpLast" style="line-height:normal"><span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0.0001pt;line-height:normal">Third of n meetings (n ≥ 4)<span></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0.0001pt;line-height:normal"><br></p>

<p class="MsoNormal"><b>Lunch Tavern at Grand Day
of Tournaments</b> – <b>$600, Lady
Ilse</b>, $6 a head,<b> </b>break even 100 meals.  Similar menu to last year.  $500 original proposal, bumped up to $600 by
group, may need to plan to feed more folks since we will have Royalty at the
event.   Third of three meetings; adding
a week to get Ilse’s opinion on the increased budget. <b>APPROVED<span style="color:red"><span></span></span></b></p>

<p class="MsoNormal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal"><b>Ypsi GLOW, community
unity event / parade / block party, Friday October 27^th.</b>  Lady Edona –
do we want to do a demo at this event? 
We could do a parade + table with information.  There are also workshops every Sunday
afternoon in October 11am-3pm.  Follow-up
meeting with event organizer scheduled.   <b>CANCELLED</b>.  The only place we would fit well is in the
parade, and the organizer has not figured out the route yet.  The rest of the event is more of a block
party, which wouldn’t be a good fit for us on short notice.  Not this year, but potentially we could work
with them for next year.  They also have
Ann Arbor activities we could potentially take part in.<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal"><b>Terpsichore , Jack Black
of Flint , </b>formal proposal
TBD, what does the group think about moving to a new site that could also
support future Pentamere regional A&S faires?  Pentamere regional A&S faire already has
a site for 2018, but we could potentially bid in future years.  We have combined these events before.  We seem to be outgrowing the St Paul’s site
for this event.  If the group is OK with
it, he will put a bid together.  Jack
would like to sponsor a period day camp competition as well, and will provide a
day camp wall as a prize.  Dance events
have specific requirements for the site, and those are being considered!<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><b>St Cecila, Aeffe
Torsdottir, May 12^th, 2018</b>,
We are investigating a new site: People’s Presbyterian church in Milan, where
Hannah and Tairdelbach’s investiture was. 
The sanctuary was built for piano concerts, so it has good
acoustics.  Kitchen and classroom spaces
are available, the price is very affordable, and they excited to have us.  Proposal TBD<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-top:12pt;line-height:normal"><b><u>Status
check on approved budget items<span></span></u></b></p>

<p class="MsoNormal" style="margin-top:12pt;line-height:normal"><b>Lunch
tavern at cook’s symposium, Baroness Hannah for Renaude de Lunay, $425<u><span></span></u></b></p>

<p class="MsoNormal"><b>Dame Ursula / Lord Eadraed, Heralds. $100
($36 disbursed 11/21/16, $32 disbursed 2/20/17, $16 disbursed 7/10/17) $26
remains to be spent. </b>Lord Eadraed
reported that the registration process is continuing.<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="text-indent:0.5in">First
batch of items have gone through, three order names accepted, Elephant’s tusk
is pending<span></span></p>

<p class="MsoNormal"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:12pt 0in 0.0001pt;line-height:150%"><b><u>Announcements</u></b><b><u> & Group Discussion<span></span></u></b></p>

<p class="MsoNormal"><b>Announcement/Reminder:  2018 events</b>:  Terpsichore and St.
Cecilia need to be placed on the calendar.  Please consider volunteering
for these events!<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">Now is the time to start working on your prizes for Grand
Day of Tournaments!  If you are going to
make something by hand, start now!  If
you can get pictures of your donation, they can be very effective publicity for
the event.<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">Hannah – The Barony’s scribal guild will be meeting at Hannah
and Tairdelbach’s on Sunday Oct 22^nd, at least five hours.<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">Forester Godhit: Closing of the range is probably not
happening this year due to a highly compressed schedule in the fall.   Dillon is amenable to having a veterans’ day
weekend 3d archery tournament, stay tuned for more details.<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">HRM has posted a number of things regarding events during
Their reign.  A&S faires are
undergoing significant changes; check out the new rules in the Pale or the
Midrealm gazette.<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">Fall citadel is posted! 
Next deadline is Dec 15^th for the end of the year issue.  We are specifically looking for memories
regarding Wassail.<span></span></p><p class="MsoNormal"><br></p>

<p class="MsoNormal">Exchequer report: Account has $10,212.41, after all checks
have been cashed.  We are trying to
collect all event proposals and reports, so these can all be collected in one
place online (Cynnabar Exchequer google account), these files are shared so
anyone can look at them.</p><pre><b><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">Meeting ended:  </span></b><b><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif;background-image:initial;background-position:initial;background-size:initial;background-repeat:initial;background-origin:initial;background-clip:initial">8:36 p.m.</span></b></pre><pre><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">[Next Meeting:  Monday October 16^th, 2017, at Journey of Faith church in Ann Arbor]<span></span></span></pre></div>